Privacyverklaring KopOpOuders

Versie april 2024

In deze privacyverklaring kun je informatie vinden over hoe wij omgaan met (persoons)gegevens die je via deze Website (www.kopopouders.nl) aan ons verstrekt (hierna: “de Website”). Je persoonsgegevens worden verwerkt door het Trimbos-instituut, gevestigd aan de Da Costakade 45 (3521 VS) in Utrecht, telefoonnummer 030 297 1100 (hierna: “Trimbos”).

Als je gegevens achterlaat op de Website worden deze verwerkt door Trimbos. Als je je aanmeldt voor begeleiding per e-mail of als je je aanmeldt voor de online groepscursus of zelfhulpcursus, worden je gegevens verstrekt aan een hulpverlener die werkzaam is bij een van de hieronder genoemde instellingen voor geestelijke gezondheidszorg. Dit zijn:

Vincent van Gogh, gevestigd aan de Stationsweg 46 (5803 AC) in Venray
Mondriaan, gevestigd aan de J.F. Kennedylaan 301 (6419 XZ) in Heerlen
Kinnik kind en jeugd GGZ, gevestigd aan de Sixmastraat 2 (8932 PA) in Leeuwarden
Yousense, gevestigd aan de Jac P. Thijsselaan 53 (1431 KD) in Aalsmeer
Arkin Jeugd & Gezin, gevestigd aan de Klaprozenweg 111 (1033 NN) in Amsterdam

De hierboven onder 1 t/m 5 genoemde instellingen (hierna: de “GGZ-Instellingen”) zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij zelf verwerken bij het uitvoeren van begeleiding per e-mail, de online groepscursus of zelfhulpcursus door een hulpverlener. De GGZ-Instellingen hebben onderling geregeld dat Trimbos zal optreden als contactpunt voor betrokkenen, en dat de Functionaris voor Gegevensbescherming van Trimbos als aanspreekpunt geldt voor verwerkingen van persoonsgegevens op de Website, en bij het uitvoeren van begeleiding per e-mail, de online groepscursus en zelfhulpcursus.

Contactpersoon

Als je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen hebt over de wijze waarop wordt omgegaan met je persoonsgegevens of als je gebruik wilt maken van je rechten op grond van de AVG (die onder punt 6 zijn beschreven), kun je contact opnemen met het KopOpOuders team van Trimbos via Kopopouders@trimbos.nl.

Klacht indienen

Als je een klacht wil indienen over het gebruik van je persoonsgegevens kun je contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming van Trimbos, via fg@trimbos.nl. De Functionaris voor Gegevensbescherming is onafhankelijk en houdt voor Trimbos toezicht op de naleving van de AVG. Als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens door één van de GGZ-Instellingen, zal de Functionaris Gegevensbescherming van Trimbos je klacht doorsturen naar de Functionaris Gegevensbescherming van de betreffende GGZ-Instelling. Als je niet tevreden bent over hoe Trimbos je klacht afhandelt of als je je klacht liever niet bij Trimbos indient, kun je deze ook indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring bevat de volgende informatie:

Welke persoonsgegevens worden door ons verzameld en waarvoor?
Op welke grond worden jouw persoonsgegevens verwerkt?
Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?
Met wie delen wij jouw gegevens?
Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?
Wat zijn jouw rechten?
Cookies?
Wijzigingen

1. Welke persoonsgegevens worden door ons verzameld en waarvoor?

Via de Website kun je persoonsgegevens achterlaten om (1) jezelf aan te melden voor begeleiding per mail (2) jezelf aan te melden voor de online groepscursus “Kopopouders”, (3) jezelf aan te melden voor de zelfhulpcursus of (4) een klacht in te dienen. Hieronder is per categorie beschreven welke gegevens wij over jou verzamelen, en voor welk doel.

Mail een deskundige

Je kunt je aanmelden voor begeleiding per mail door het contactformulier op de Website in te vullen. Wij vragen je daarbij om de volgende gegevens:

Je voornaam
Je leeftijd
Je geslacht
De provincie waar je woont
Je e-mail adres
Zijn je psychische problemen een reden waarom je anonieme hulp zoekt?
Je vraag
Je antwoorden op de optionele evaluatievragenlijst (leeftijd, geslacht, nationaliteit, opleidingsniveau)

We gebruiken deze gegevens om per e-mail je vraag te beantwoorden en je te ondersteunen in het omgaan met je klachten en de opvoeding. Wij vragen je om de bovenstaande gegevens in te vullen zodat wij een gerichter antwoord op je vraag kunnen geven.

Daarnaast bewaren wij andere informatie die je aan ons geeft tijdens het mailcontact. Dit is nodig voor jouw deelname aan de begeleiding per e-mail. Wij gebruiken deze gegevens om jou verder te kunnen helpen.

Na afloop van het emailcontact vragen we je om een evaluatievragenlijst in te vullen. Het invullen van de vragenlijst is optioneel. We gebruiken deze gegevens voor de verbetering van de service. Jouw gegevens worden niet gedeeld met derden.

Zelfhulpcursus

Je kunt je aanmelden voor de zelfhulpcursus met begeleiding via een e-mail aan de op de Website genoemde aanmeldadressen. Na aanmelding krijg je een registratielink om je te registreren en vul je een aantal vragenlijsten in. Deze worden gebruikt om je goed te kunnen begeleiden. We vragen je daarbij om de volgende gegevens:

Je leeftijd
Je geslacht
De provincie waar je woont
Je telefoonnummer (mobiel)
Je e-mailadres
Je burgerlijke staat
Aantal kinderen dat je hebt
De leeftijd van je kinderen
Je culturele afkomst
Je hoogst afgeronde opleiding
Je gezinssituatie
Heb je wel/geen werk
Je woonsituatie
Hoe je KopOpOuders Zelfhulp hebt ontdekt
Vraag over of de psychische of verslavingsproblemen van jezelf of je partner en de gevolgen daarvan op de opvoeding inderdaad de reden is waarom je anonieme hulp zoekt.
Vraag over welke problemen er spelen
Antwoorden op een vragenlijst over opvoeding, welbevinden, gedrag bij het kind en sociale steun

Ten behoeve van jouw begeleiding slaat Trimbos de antwoorden die je geeft op de vragenlijst en de gegevens die je verstrekt via (berichten in) Kopopouders Zelfhulp op en stuurt deze (automatisch) door aan jouw begeleider. Deze worden gebruikt voor jouw begeleiding en communicatie met jouw begeleider en worden niet gedeeld met anderen dan je begeleider. Zes weken na registratie nodigen we gebruikers uit nogmaals de vragen over opvoeding, welbevinden, gedrag bij het kind en sociale steun te beantwoorden. Ook deze antwoorden worden door Trimbos opgeslagen en verstrekt aan jouw begeleider.

Trimbos verzamelt daarnaast gegevens over je gebruik van Kopopouders zelfhulp voor onderzoeksdoeleinden om het effect van de cursus te onderzoeken en verbeteren. Dit omvat statistische gegevens over hoe vaak je hebt ingelogd en welke onderdelen (modules) je hebt bezocht en/of afgerond. Er wordt geen informatie verzameld over wat er inhoudelijk is ingevuld in Kopopouders Zelfhulp. Daarnaast ontvang je voor dit doel na zes weken evaluatievragen om de cursus en begeleiding te beoordelen.

De gegevens die Trimbos verzamelt uit de vragenlijsten en het gebruik van Kopopouders Zelfhulp voor onderzoeksdoeleinden worden geheel losgekoppeld van tot jou herleidbare gegevens en elders opgeslagen. Deze gegevens zijn dan niet meer naar jou herleidbaar en zijn dan ook geen persoonsgegevens voor Trimbos.

Online groepscursus

Als je je aanmeldt voor de online groepscursus dan vul je een aantal vragenlijsten in. Wij verwerken jouw gegevens dan om te beoordelen of de cursus iets voor jou is. Als je wordt toegelaten voor de cursus, gebruiken wij de gegevens die je achterlaat om de cursus zo goed mogelijk op jou te kunnen afstemmen. Als uit de vragenlijsten blijkt dat de cursus niet iets voor jou is, nemen we contact met je op om te kijken of en hoe we je op een andere manier verder kunnen helpen. De gegevens waar we je bij aanmelding naar vragen zijn:

Je leeftijd
Provincie waar je woont
Je telefoonnummer (mobiel)
Je emailadres
Je geslacht
Je burgerlijke staat
De leeftijd van je kinderen
Je culturele afkomst
Je hoogst afgeronde opleiding
Je gezinssituatie
Of je wel of geen werk hebt
Vraag over of de psychische of verslavingsproblemen van jezelf of je partner en de gevolgen daarvan op de opvoeding inderdaad de reden is waarom je anonieme hulp zoekt.
Antwoorden op een vragenlijst over opvoeding

Daarnaast slaan we alle gegevens op die je in de online groepscursus achterlaat, waaronder jouw chatsessies met GGZ-professionals. Wij slaan deze gegevens op om je zo goed en gericht mogelijk hulp te kunnen bieden door een begeleider van een van de zorginstellingen.

Trimbos gebruikt daarnaast statistische gegevens over het gebruik van de online groepscursus voor onderzoekdoeleinden en om het effect van de cursus te onderzoeken en verbeteren. De statistische gegevens worden door Trimbos geheel losgekoppeld van tot jou herleidbare gegevens en opgeslagen op een aparte server. De gegevens die door Trimbos voor onderzoekdoeleinden gebruikt worden zijn dan niet meer herleidbaar tot de gebruiker en zijn dan ook geen persoonsgegevens.

Klacht/Vraag

Als je onverhoopt ontevreden bent over onze hulpverlening of een vraag hebt over de Website, dan kun je via de Website jouw klacht/vraag indienen. We vragen je dan om het online formulier in te vullen. De gegevens die je daar achterlaat gebruiken wij enkel voor het afhandelen van je klacht/vraag.

2. Op welke grond worden jouw persoonsgegevens verwerkt?

De grondslag voor het verwerken van jouw persoonsgegevens is jouw (uitdrukkelijke) toestemming. Je kunt deze toestemming ook weer intrekken, door een e-mail te sturen naar kopopouders@trimbos.nl. Wij verwijderen dan tot jou herleidbare gegevens binnen vier weken uit ons bestand. Als je je toestemming intrekt kan je helaas geen gebruik meer maken van de online groepscursus of e-mail begeleiding. Het gebruik van de persoonsgegevens tot het moment van intrekking blijft rechtmatig.

3. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren de persoonsgegevens die je achterlaat bij de online groepscursus, de zelfhulpcursus en bij de e-mail begeleiding maximaal 2 jaar.

Persoonsgegevens die je achterlaat bij het indienen van een vraag of klacht, bewaren wij ook maximaal 2 jaar.

Als het nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of de afwikkeling van een gerechtelijke procedure kunnen we de daarvoor benodigde persoonsgegevens langer bewaren.

4. Met wie delen wij jouw gegevens?

Wij maken gebruik van de diensten van een aantal ICT-leveranciers voor de diverse gegevensverwerkingen. Wij hebben met deze leveranciers een (sub)verwerkersovereenkomst, zodat ook zij zorgvuldig met jouw gegevens omgaan, als je deze deelt.

– De online zelfhulpcursus wordt beschikbaar gesteld met ondersteuning van diverse leveranciers: IPPO en Prolocation.
– De online groepscursus wordt beschikbaar gesteld met ondersteuning van diverse leveranciers: Innovation Kite en Prolocation.
– De individuele begeleiding per e-mail of als je tijdens de online zelfhulpcursus een vraag hebt aan een professional van een GGZ-instelling vindt plaats via een platform (e-mailservice) waar jouw gegevens door deze professional kunnen worden ingezien. IPPO faciliteert dit platform.
– Een eventuele klacht of vraag die je indient via het online formulier op de Website wordt opgeslagen in de cloudomgeving van het Trimbos-instituut. Microsoft faciliteert deze cloudomgeving[1].

De professional die jou begeleidt heeft toegang tot jouw persoonsgegevens. Hij of zij heeft een geheimhoudingsplicht en geeft niet door aan derden wat je in de online cursus of e-mail begeleiding bespreekt. De enige uitzondering hierop is dat de GGZ-professional zijn of haar geheimhoudingsplicht kan doorbreken als er sprake is van een meldplicht of meldrecht of als hij of zij van mening is dat het noodzakelijk is derden informatie te verschaffen om gevaar af te wenden. Dit gebeurt alleen in zéér uitzonderlijke gevallen en in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving.

Als je deelneemt aan de online groepscursus, kunnen de andere deelnemers in jouw groep ook zien wat je zelf deelt. Ook de functioneel beheerder van KopOpOuders zal soms in jouw dossier moeten kijken; de functioneel beheerder gebruikt jouw gegevens alleen maar om de diensten te coördineren en om te voldoen aan verzoeken tot het uitoefenen van de rechten die een deelnemer op grond van de AVG heeft (zoals beschreven onder 6 hieronder). De functioneel beheerder behandelt jouw gegevens met dezelfde vertrouwelijkheid als de hulpverlener.

Als je deelneemt aan het “PTSS en ouderschap onderzoek” van het Sinaï Centrum en via dat onderzoek gebruik maakt van de online zelfhulpcursus van KopOpOuders, dan delen we gegevens over jouw deelname met de onderzoekers van het Sinaï Centrum. Je hebt hiervoor toestemming gegeven aan het Sinaï Centrum met het ondertekenen van het toestemmingsformulier van het PTSS en ouderschap onderzoek. Wij delen de gegevens over jouw deelname aan Kopopouders zelfhulp zodat het Sinaï Centrum onderzoek kan doen naar de effectiviteit van de zelfhulpcursus in combinatie met de gesprekken die je met een preventiewerker van Arkin Jeugd en Gezin voert. De volgende gegevens worden met Sinaï Centrum gedeeld: wanneer je aanmelding is afgerond, wanneer je voor de eerste keer bent ingelogd, wanneer je een module bent gestart, wanneer je een module hebt afgerond en wanneer je de (PTSS specifieke) informatie in de bibliotheek inkijkt. Bij al deze acties worden alleen de datum en het tijdstip van de betreffende actie met de onderzoekers van het Sinaï Centrum gedeeld. Er worden geen andere gegevens en geen inhoudelijke informatie gedeeld. De onderzoekers van het Sinaï Centrum krijgen dus niet te zien wát je in Kopopouders zelfhulp invult. De gegevens worden beveiligd verstuurd. Alleen de betrokken onderzoekers van het Sinaï Centrum hebben toegang tot de sleutel om deze gegevens aan de bij hen aanwezige contact- en onderzoeksgegevens van jou te koppelen. Deze sleutel wordt niet aan derden verstrekt. Heb je nog vragen, bijvoorbeeld over wat het Sinaï Centrum doet met jouw gegevens? Of wil je je toestemming intrekken hiervoor? Neem dan contact op met de onderzoekers van het Sinaï Centrum via PTSSenouderschap@arkin.nl.

Voor de duidelijkheid: ben je geen onderzoeksdeelnemer van het Sinaï Centrum dan delen wij geen gegevens met het Sinaï Centrum.

We verstrekken je gegevens verder niet aan derden.

5. Hoe beveiligen we jouw gegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Zo slaan we de gegevens in een beveiligde omgeving op en hebben alleen de hulpverlener die jouw dossier behandelt en de functioneel beheerder toegang tot jouw gegevens. Zoals onder punt 4 te lezen hebben ook onze ICT-dienstverleners passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen.

6. Wat zijn jouw rechten?

Je hebt altijd recht om je toestemming voor het gebruik van je persoonsgegevens weer in te trekken. Het gebruik van de persoonsgegevens tot het moment van intrekking blijft rechtmatig.

Daarnaast heb je het recht:

– op inzage in je persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
– op rectificatie van je persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
– in bepaalde gevallen: om bezwaar te maken tegen de verwerking of het recht op beperking van de verwerking van je persoonsgegevens.
– in bepaalde gevallen: om je persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
– om je persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.

Voor meer informatie: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Je kan je rechten uitoefenen door per e-mail contact op te nemen met de hierboven genoemde contactpersoon via kopopouders@trimbos.nl.

Houd er bij verwijdering van je persoonsgegevens of de beperking van de verwerking van je persoonsgegevens wel rekening mee dat daarna de Website of onderdelen daarvan niet of niet in zijn geheel meer kan worden gebruikt.

7. Cookies?

Ja, wij gebruiken cookies om twee redenen. Wij meten hoe onze Website wordt gebruikt en hoe we de Website kunnen verbeteren (analytische cookies). Dat doen wij met Google Analytics, een webanalyse-service die wordt aangeboden door Google Inc. (Google). Google Analytics maakt gebruik van cookies (bestandjes die op je computer worden geplaatst) om te analyseren hoe gebruikers de Website gebruiken. Daarnaast gebruiken we functionele cookies om de Website te kunnen laten functioneren.

8. Wijzigingen

Onze diensten zijn voortdurend in ontwikkeling. Wij behouden ons daarom het recht voor om deze privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen of aan te vullen en plaatsen eventuele gewijzigde versies op de Website. We plaatsen een opvallende melding op onze Website om je te informeren indien de privacyverklaring is gewijzigd en geven bovenaan de privacyverklaring aan wanneer deze de laatste keer is bijgewerkt. We raden je aan om de nieuwste versie regelmatig te raadplegen en indien je contact met ons op wil nemen te bekijken of de contactgegevens nog up-to-date zijn. De nieuwe privacyverklaring geldt direct na plaatsing.

[1] Dit is een leverancier buiten de Europese Economische Ruimte (EER), uit de Verenigde Staten (VS). Met partijen buiten de EER werken we alleen samen als ze voldoende beveiligingsmaatregelen hebben getroffen die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie. Op dit moment heeft de VS een soort keurmerk gekregen van de Europese Commissie: een “adequaatheidsbesluit”. Dit besluit is hier te vinden: Adequacy decision for the EU-US Data Privacy Framework | European Commission (europa.eu).

Wij houden in de gaten of dit besluit nog steeds van toepassing is en of het nog veilig is om met deze leverancier samen te werken. Daarnaast nemen wij soms extra maatregelen voor de bescherming van uw privacy. Bijvoorbeeld encryptie of pseudonimisering. Hierdoor zijn gegevens niet meer eenvoudig naar u te herleiden.